Implementarea unui sistem de depozit precum Weaver WMS este crucială un pas în automatizarea și optimizarea proceselor logistice din companie. Cu toate acestea, înainte ca procesul de implementare în sine să înceapă, este extrem de important efectuarea unei analize aprofundate pre-implementare. De ce? Pentru că o analiză bine pregătită vă permite să identificați nevoile reale ale companiei, să înțeleagă procesele actuale și evita multe probleme potențiale. În acest articol vom prezenta 10 cele mai importante motive pentru care merită să aloci timp la o curățare amănunțită analiza înainte de a începe implementarea sistemului WMS.
1. Construirea unei case fără design - este o idee bună?
Implementarea unui sistem WMS poate fi comparată cu construirea unei case. Imagina imaginați-vă că vă decideți să construiți fără un proiect prealabil - fără gândindu-se la ce camere sunt necesare și ce materiale vor fi folosite utilizate sau unde vor fi amplasate instalaţiile. Sună ca o rețetă pentru haos, nu? Situația este similară cu implementarea unui sistem de depozit fără analiza corectă pre-implementare.
Analiza pre-implementare este doar un astfel de „proiect” pentru sistemul WMS. Datorită acesteia, puteți planifica în detaliu cum va fi sistemul a funcționat în compania dvs., ce procese va sprijini și ce obiective vrei sa realizezi. Fără aceasta, riscați ca sistemul să nu răspundă așteptărilor și a implementarea va deveni un efort costisitor și consumator de timp. Prin urmare, merită asigurată o bază solidă pe care se va baza întreaga structură proiect – iar acest fundament este analiza pre-implementare.
2. Omiterea problemelor care ne sunt evidente
În fiecare companie există procese care în timp devin rutină zilnică – atât de mult încât nu le mai observăm. Un exemplu ar fi practica introducerea facturilor în pachete sau folosind coduri specifice care Odinioară aveau justificarea lor, dar astăzi pot fi depășite sau inutil. Pentru angajați, aceste acțiuni sunt și par „normale”. evident, motiv pentru care adesea nu le acordă atenție în timpul implementării sisteme noi.
Analiza pre-implementare este doar un astfel de „proiect” pentru sistemul WMS. Datorită acesteia, puteți planifica în detaliu cum va fi sistemul a funcționat în compania dvs., ce procese va sprijini și ce obiective vrei sa realizezi. Fără aceasta, riscați ca sistemul să nu răspundă așteptărilor și a implementarea va deveni un efort costisitor și consumator de timp. Prin urmare, merită asigurată o fundație solidă pe care se va baza întreaga structură proiect – iar acest fundament este analiza pre-implementare.
3. O analiză bună îți deschide ochii
Uneori, o companie funcționează după modele specifice timp de mulți ani, iar anumite procese sunt efectuate automat, fără o reflecție mai profundă. Numai efectuarea unei analize amănunțite pre-implementare vă permite să obțineți o perspectivă nouă asupra a ceea ce se întâmplă cu adevărat în interiorul companiei. O astfel de analiză poate dezvălui probleme care au trecut neobservate anterior, precum și să indice domenii care necesită îmbunătățiri sau schimbare completă.
Datorită analizei înainte de implementare, managerii și angajații pot vedea cum acțiunile lor zilnice afectează întreaga organizație. Este posibil să descoperiți că unele procese sunt complicate inutil, în timp ce altele pot fi simplificate sau automatizate semnificativ. Este ca și cum ai descoperi noi perspective și posibilități care au fost anterior ascunse de rutină. Ca urmare, implementarea unui sistem WMS devine nu doar o îmbunătățire tehnologică, ci și un pas către managementul modern și eficient al companiei.
4. Va fi util în cooperare cu orice companie. Poate fi folosit în procesul de licitație.
Analiza pre-implementare nu este doar un instrument pentru o mai bună planificare a implementării sistemului WMS, ci și un document valoros care poate deveni un element cheie în relațiile cu companiile externe. Având o imagine exactă a nevoilor și proceselor dvs., este mult mai ușoară comunicarea cu furnizorii de tehnologie, partenerii de afaceri și alte companii cu care lucrați.
În plus, o analiză bine pregătită poate fi utilizată în procesul de licitație. Când aveți cerințe și așteptări clar definite, obțineți un avantaj - ofertele pe care le primiți sunt mai potrivite nevoilor reale ale companiei dumneavoastră. Acest lucru, la rândul său, îți permite să negociezi mai eficient și mai eficient, concentrându-te pe acele aspecte care sunt cheie pentru tine, economisind în același timp timp și resurse.
5. Vă va ajuta să evitați dezamăgirile în timpul implementării
Implementarea unui nou sistem, cum ar fi WMS, este un proces complex care implică multe așteptări. Cu toate acestea, fără o analiză amănunțită înainte de implementare, există riscul ca realitatea să nu satisfacă toate așteptările. Neînțelegerea pe deplin a propriilor nevoi și specificul proceselor poate duce la situații în care sistemul nu funcționează conform așteptărilor, ceea ce poate duce la frustrare și dezamăgire atât în rândul angajaților, cât și al conducerii.
Efectuarea unei analize amănunțite înainte de implementare vă permite să identificați potențialele probleme și zonele de risc înainte de începerea implementării. Datorită acestui lucru, vă puteți pregăti în mod corespunzător pentru provocări, puteți ajusta așteptările și vă puteți dezvolta obiective realiste. Acest lucru, la rândul său, minimizează riscul de surprize în timpul implementării sistemului, ceea ce face ca procesul să fie mai eficient, iar rezultatele finale sunt conforme cu ipotezele originale.
6. Constituie o anexă la acordul de implementare
O analiză amănunțită înainte de implementare nu este doar un instrument de planificare, ci și un document care poate deveni o anexă oficială la acordul de implementare. Datorită acestui fapt, ambele părți - atât furnizorul de sistem, cât și compania de implementare - au așteptări și obligații clar definite și ușor de înțeles.
O astfel de anexă servește drept punct de referință în cazul oricăror ambiguități sau dispute care pot apărea în timpul implementării proiectului. Cerințele și specificațiile de proces descrise cu precizie asigură că implementarea decurge conform acordului, iar orice modificări sau modificări pot fi introduse într-un mod controlat și agreat. Acest lucru reduce semnificativ riscul de neînțelegeri și asigură că efectul final al implementării va fi pe deplin în concordanță cu ipotezele.
7. Audit automat al infrastructurii de rețea și server
Efectuarea unei analize pre-implementare este o oportunitate excelentă de a efectua un audit automat al infrastructurii de rețea și server. Un astfel de audit vă permite să identificați posibile puncte slabe din infrastructura existentă care pot afecta eficacitatea implementării noului sistem WMS.
În timpul analizei, puteți verifica dacă serverele, rețelele și alte elemente IT actuale sunt suficient de eficiente și sigure pentru a susține noul sistem. Poate fi necesar să faceți unele actualizări sau modificări pentru a asigura stabilitatea și viteza sistemului dvs. WMS. Detectarea timpurie a acestor nevoi vă permite să planificați acțiunile adecvate înainte de începerea implementării, ceea ce previne problemele ulterioare și minimizează riscul de nefuncționare.
8. Oamenii potriviți
Analiza eficientă pre-implementare se bazează pe interviuri cu oameni cheie din companie care au un impact direct asupra operațiunilor zilnice și a managementului depozitului și proceselor financiare. Analiștii pregătesc o listă detaliată a persoanelor pe care trebuie să le intervieveze pentru a obține o imagine completă a funcționării organizației și a înțelege nevoile acesteia.
Cele mai frecvent consultate persoane sunt:
- Supervizor de proiect – persoană responsabilă cu coordonarea întregului proces de implementare, asigurându-se că proiectul se derulează conform programului și bugetului.
- Manager de depozit – o persoană care gestionează operațiunile din depozit care oferă informații despre procesele, provocările și nevoile curente legate de gestionarea stocurilor.
- Contabil șef – o persoană responsabilă cu probleme financiare, ale cărei cunoștințe sunt cruciale pentru integrarea sistemului WMS cu procesele contabile existente.
- Facturatori – angajați implicați în emiterea și gestionarea facturilor, ale căror sarcini pot fi legate direct de procesele din depozit.
- Lucrători în depozit – oameni care lucrează direct în depozit, care cunosc operațiunile zilnice și pot oferi informații valoroase despre provocările și nevoile reale.
- Supraveghetor sistem ERP / Financial Accounting – o persoană responsabilă cu supravegherea ERP sau a sistemului financiar și contabil, care asigură integrarea noului sistem cu soluțiile existente.
Interviurile cu acești oameni cheie le permit analiștilor să adune informații complete și precise, care sunt necesare pentru a adapta eficient sistemul WMS la nevoile specifice ale companiei.
9. Maparea proceselor
Maparea proceselor este o etapă cheie a analizei pre-implementare, în care analiștii descriu și documentează cu atenție procesele care operează în prezent în companie. Scopul acestui pas este de a înțelege modul în care compania funcționează de zi cu zi și de a identifica unde un nou sistem WMS poate oferi cele mai mari beneficii.
Analiștii analizează fiecare proces în detaliu - de la primirea mărfurilor în depozit, prin gestionarea stocurilor, până la expediere și facturare. Apoi, pe baza datelor colectate, ei dezvoltă un plan despre cum să împletească sistemul WMS în aceste procese pentru a automatiza, eficientiza și optimiza operațiunile zilnice. Datorită cartografierii proceselor, este posibilă nu numai adaptarea mai bună a sistemului la nevoile companiei, dar și detectarea și eliminarea ineficiențelor care ar putea afecta negativ funcționarea noului sistem.
Această abordare asigură că implementarea WMS nu va fi doar o schimbare tehnologică, ci un element integral care îmbunătățește funcționarea generală a companiei.
10. 1 / 10 / 100 / 1000 – costul erorii
Costul unei greșeli făcute în etapa de implementare a WMS crește exponențial pe măsură ce proiectul avansează. Regula 1 / 10 / 100 / 1000 ilustrează perfect cât de important este să se efectueze o analiză amănunțită înainte de implementare. Aceasta înseamnă că detectarea și remedierea erorii în fiecare etapă ulterioară devine din ce în ce mai costisitoare:
- 1 – Costul detectării unei erori în etapa de analiză este minim. Poate fi corectat cu ușurință prin efectuarea modificărilor corespunzătoare în planul de implementare.
- 10 – Dacă o eroare este descoperită numai în timpul fazei de implementare, costul remedierii acestuia poate fi de zece ori mai mare, deoarece necesită resurse și timp suplimentare.
- 100 – Când o eroare este observată numai după lansarea sistemului, costul corectării acesteia poate crește de o sută de ori, ținând cont de timpul de nefuncționare și de nemulțumirea clienților.
- 1000 – Dacă o eroare este descoperită numai după o lungă perioadă de timp de utilizare a sistemului, aceasta poate duce la pierderi financiare și reputaționale semnificative și chiar la nevoia de a transforma complet sistemul, ceea ce implică uriașe costuri.
De aceea este atât de important să se efectueze o analiză fiabilă înainte de implementare. Reduce riscul erorilor costisitoare și asigură că implementarea funcționează fără probleme și conform intenției, fără complicații inutile.