WMS pentru industria alimentară — HACCP, loturi, date de expirare

HACCP înseamnă șapte principii formulate în 1997 de Codex Alimentarius. Din punct de vedere al depozitului, patru sunt esențiale. Identificarea pericolelor (principiul 1) - cere ca sistemul să distingă categoriile de risc: alergeni, materii prime cu termen de valabilitate diferit, marfa frigorifică de restul. Punctele critice de control CCP (principiul 2) - pentru depozit acestea sunt de obicei zona de descărcare frigorifică și zona de expediere. Limite critice (principiul 3) - temperatura în frigider nu poate depăși +8°C, în congelator -18°C, descărcarea unui camion frigorific nu poate dura mai mult de 30 de minute.

Cel mai important pentru WMS este principiul 7 - ținerea înregistrărilor. Asta înseamnă că fiecare operațiune asupra mărfii (recepție, transfer, pickup, expediere, eliminare) trebuie să aibă o urmă completă: cine, când, ce lot, la ce temperatură, din ce locație. Auditorul BRC nu întreabă despre datele de ieri, ci de acum doi ani. Fără un sistem informatic cu arhivare corectă acest lucru pur și simplu nu se poate.

Trei date trebuie distinse și fiecare WMS alimentar trebuie să le înțeleagă separat. Data de producție - când marfa a fost fabricată. Data de expirare (use by) - după care nu mai poate fi consumată, se aplică produselor perisabile: lapte, carne proaspătă, salate. Data minimă de durabilitate (best before) - după care producătorul nu garantează proprietățile complete, dar produsul poate fi în continuare vândut sau donat la o bancă de alimente (paste uscate, conservă, borcan de miere).

Distincția contează operațional. Banca de alimente din majoritatea țărilor UE primește produse după data minimă de durabilitate, dar nu după data de expirare. WMS-ul trebuie să știe ce dată gestionează pentru un anumit SKU și să răspundă în consecință. Numărul lotului este, la rândul său, cheia tuturor lucrurilor - trebuie atribuit la recepție (din documentul furnizorului sau generat intern), tipărit pe eticheta GS1-128 cu AI (10) și repetat pe toate documentele de depozit. Fără asta, recall-ul este imposibil.

FEFO (First Expired First Out) este regula de fier în alimentar. Eliberăm primul ce expiră primul, indiferent de data recepției. Pare simplu, în practică sunt câteva capcane. Prima - ce se întâmplă dacă sistemul arată 10 paleți cu date diferite, dar operatorul îl alege pe cel mai apropiat? FEFO trebuie impus, nu sugerat. Weaver WMS la pickup blochează alegerea unui palet cu termen mai lung dacă există în stoc un palet cu termen mai scurt al aceleiași referințe.

A doua capcană - lanțurile de retail cer un termen minim de valabilitate la momentul livrării. Lidl cere de obicei 2/3 din întreaga perioadă, Carrefour 1/2. Adică un iaurt cu termen de valabilitate de 30 de zile trebuie să aibă la momentul livrării minim 20 de zile pentru Lidl, 15 zile pentru Carrefour. Mai puțin - reclamație și retur. WMS-ul alimentar trebuie să calculeze acest lucru la pickup - per client, per contract - și să respingă paleții care nu îndeplinesc cerința contractuală.

A treia capcană - blocarea internă. Marfa cu 30 de zile înainte de sfârșitul valabilității merge de obicei la reducere sau la o campanie promoțională. WMS-ul trebuie să o marcheze cu un steag galben, iar cu 14 zile înainte - roșu cu blocare a livrării fără aprobarea managerului. Nu se poate face manual la 5000 SKU.

Trasabilitatea în alimentar nu este o singură funcție. Este capacitatea sistemului de a răspunde la patru întrebări în patru direcții diferite - one-step-up și one-step-down. One-step-up: de unde a venit lotul X? Din documentul de recepție extragem furnizorul, numărul livrării, data recepției. One-step-down: unde a mers marfa din lotul X? Din documentele de expediere - lista clienților, datele expedierii, cantitățile. La stânga: ce materii prime din depozit au intrat într-un lot dat de produs (când depozitul deservește producția)? La dreapta: în ce produse finite a ajuns acest lot?

Comisia Europeană în Regulamentul 178/2002 cere ca fiecare entitate alimentară să poată face acest lucru în patru ore. Patru ore de la apelul telefonic. În Excel? Imposibil. În Weaver WMS, filtrul "afișează toate mișcările lotului X" generează un raport în 30 de secunde. Aceasta este diferența dintre menținerea autorizației sanitare și suspendarea ei.

Un depozit alimentar are de obicei patru până la șase zone. Uscată (15-25°C, paste, conserve, cafea). Refrigerată +2/+8°C (lactate, mezeluri, salate). Refrigerată +4/+10°C (legume, unele fructe). Congelator -18/-25°C (produse congelate, pește, înghețată). Uneori o zonă de atmosferă controlată (CA) pentru fructe. Fiecare zonă are propriul sistem de rafturi, propriul echipament și proprii senzori de temperatură.

Din perspectiva WMS-ului, cel mai important este un singur lucru: locația trebuie să aibă metadata "zonă". Sistemul nu trebuie să permită propunerea unei locații frigorifice pentru marfa care necesită congelator. Weaver WMS la recepție verifică grupul de produse al SKU-ului și sugerează doar locații care se potrivesc termic. Detaliu mic - operatorul nu trebuie să-și amintească faptul că "brânza neagră" merge la frigorifer 3 și "brânza pentru dipuri" la frigorifer 1. Sistemul știe.

Al doilea element este înregistrarea temperaturii. Senzorii din camere (de obicei Testo, Comark sau sisteme dedicate IFM) înregistrează temperatura la fiecare 5-15 minute, 24/7. WMS-ul, într-o lume ideală, se integrează cu sistemul de înregistrare a temperaturii și la orice operațiune asupra mărfii preia temperatura curentă a camerei. Dacă a fost depășită - flag și decizia managerului. Aceasta este documentația cerută de BRC și IFS.

Un terminal standard Honeywell sau Zebra într-un congelator de -25°C rezistă 15 minute, apoi ecranul începe să afișeze artefacte, bateria scade la jumătate într-o oră, iar acumulatorul îmbătrânește de 3 ori mai repede. Pentru congelator sunt necesare modelele "freezer ready" - cu ecran încălzit (un radiator inferior care topește promoroacă), baterii destinate temperaturilor scăzute (la cele obișnuite, capacitatea scade cu 60-70% în congelator) și de obicei un suport pentru mănușă în loc de stylus pentru deget.

Modelele recomandate sunt Honeywell CK65 freezer (de la aprox. 1900 EUR), Zebra MC9300-K (de la aprox. 2200 EUR), Datalogic Skorpio X5 freezer. Imprimantele de etichete în congelator sunt o categorie separată - Zebra ZD500 freezer, hârtie specială pentru temperaturi joase. Lipirea unei etichete pe un palet înghețat cu hârtie obișnuită termo-transfer se termină cu căderea ei după jumătate de oră. Plus mănuși cu degetele deschise sau capete capacitive speciale, pentru că ecranul tactil obișnuit nu se poate folosi cu mănuși complete.

Detaliu pe care lumea îl uită - bucla de aer. Când motostivuitorul intră în congelator din frigorific, temperatura la senzor scade cu 5-8°C. Tocmai de aceea operațiunile de tip "pickup complet" le planificăm în blocuri orare, fără să sărim de la palet la palet între zone. Altfel sistemul de încălzire al frigorificului nu reușește să țină pasul, iar temperatura camerei scade sub critică. Penalitatea la auditul BRC poate fi suspendarea certificatului.

Lanțurile de retail returnează marfa din motive diverse: sfârșitul valabilității, deteriorarea ambalajului, livrare greșită, campanii sezoniere de returnare. Fiecare motiv înseamnă o decizie operațională diferită. Un WMS alimentar trebuie să aibă un dicționar al motivelor de returnare (de obicei 8-15 elemente) și un workflow asociat fiecăruia: eliminare (cu document pentru contabilitate și inspecția sanitară), reducere și revânzare, downgrade la banca de alimente, returnare la producător.

Operatorul de la poarta de retururi scanează SSCC-ul paletului de retur, sistemul afișează ce se află pe palet, sugerează un motiv (dacă lanțul l-a trimis în prealabil în EDI 4 sau în documentul de retur) și cere o decizie. Întreaga operațiune asupra unui palet ar trebui să dureze 3-5 minute, nu 20. Fără WMS, operatorul deschide Excel, caută SKU-ul, verifică data de expirare, sună la manager, așteaptă. În practică 80% din retururi stau la poartă 24 de ore și se degradează în continuare.

Inspecțiile sanitare verifică cel mai des trei lucruri: înregistrarea temperaturilor (jurnale de la senzori), documentația lotului (capacitatea de a reconstitui traseul) și procedurile HACCP (hârtia cu punctele CCP, plus înregistrările reale că sunt monitorizate). În cazul unei intervenții raportate - suplimentar documentele de eliminare și procedura de recall.

BRC (British Retail Consortium) și IFS (International Featured Standards) sunt mai formale. BRC v9 cere, printre altele: lista completă a alergenilor per SKU, separarea zonelor de producție de depozit, sistem de management al dăunătorilor, trasabilitate în 4 ore, jurnal al deviațiilor, control al furnizorilor. WMS-ul este doar o parte din asta, dar o parte mare - 60-70% din punctele auditului depind de calitatea datelor din WMS.

Sfat practic - un audit BRC durează de obicei 3 zile și costă 6-10 mii EUR. Prima dată este cea mai grea, pentru că auditorul verifică totul de la zero. Reauditările sunt mai ușoare, dar numai dacă documentația din sistem este consistentă. Am văzut firme care și-au pierdut certificatul după 5 ani de deținere, pentru că migrarea de la WMS-ul anterior a rupt continuitatea loturilor. Migrarea loturilor către un sistem nou trebuie planificată cu o lună în avans.

Cântare etichetatoare (Bizerba, Mettler-Toledo, Marel) - tipăresc o etichetă cu greutatea cântărită automat și data de expirare calculată dintr-o regulă shelf-life definită pentru SKU. WMS-ul primește de la cântar SSCC-ul, GTIN-ul, greutatea, data de producție și lotul - dintr-o singură mișcare. La preprocesarea cărnii sau a brânzeturilor, asta este un câștig uriaș de productivitate față de cântărirea manuală.

Imprimante termo-transfer (Zebra ZT411, Zebra ZD620, Honeywell PM45) - tipăresc etichete GS1 cu lot, dată de expirare, SSCC. Weaver WMS le trimite o comandă ZPL prin TCP/IP, imprimanta generează eticheta. Un server central de tipărire permite să aveți 10 imprimante în depozit și fiecare primește etichetele "sale" - operatorul scanează paletul și eticheta iese din imprimanta cea mai apropiată de locul de muncă.

Senzori de temperatură (IFM, Testo Saveris, Comark RF500) - transmit temperatura prin RS485 sau Wi-Fi. WMS-ul înregistrează valorile și la orice operațiune asupra mărfii verifică dacă în perioada de depozitare a fost o depășire. În mod ideal există și o alertă SMS pentru manager, când temperatura iese din interval.

Distribuitor mediu de produse alimentare din apropiere de Poznań, Polonia. 5000 SKU, 8 zone de temperatură (uscată, două frigorifice de lactate, un frigorific de fructe-legume, congelator principal, congelator de pește, cameră de gheață, zonă de tempering), 6500 mp. 18 operatori, 4 motostivuitoare (din care 2 freezer-ready), 12 terminale Honeywell CK65, 3 cântare etichetatoare Bizerba, 8 imprimante Zebra ZT411.

Cu ce cifre trăiesc: 280 livrări pe săptămână, 1200 comenzi pe săptămână, în medie 18 linii pe comandă. Timpul de pickup complet al unui palet mixt cu 25 de etaje - 35 de minute cu FEFO și blocare a termenului apropiat. Înainte de implementarea WMS (încă pe Subiekt + Excel cu VBA) - 90 de minute, pentru că operatorul trebuia să verifice manual datele. Rata erorilor de livrare a scăzut de la 4,2% la 0,3%, iar asta se traduce direct în reclamații de la lanțuri. ROI - 14 luni, în ciuda licenței Weaver WMS pentru 18 utilizatori plus integrarea cu Comarch ERP plus instruirea care au costat aprox. 95 mii EUR.

Detaliul care a adus cele mai multe economii - transferurile automate de la frigorificul principal către zona de pickup în timpul nopții, când schimbul de dimineață încă nu a venit. WMS-ul, pe baza livrărilor planificate și a comenzilor, planifică pre-picking-ul în 6 ore din noapte, iar dimineața operatorul găsește paletul de pickup deja în zonă și doar completează. Asta scurtează ziua operațională cu 90 de minute pe schimb.

Fiecare WMS de pe piață gestionează loturile și datele de expirare la nivel de bază - este un checkbox în specificație. Diferența începe de la detalii. Permite sistemul impunerea FEFO per contract de client? Poate calcula "minim zile până la expirare" separat pentru Lidl, separat pentru Carrefour, separat pentru magazinul intern? Are rapoarte native one-step-up/one-step-down de trasabilitate? Se integrează cu senzorii de temperatură? Suportă zone cu temperaturi diferite și blochează locațiile greșite?

Dezvoltăm Weaver WMS împreună cu distribuitorii alimentari și lăptăriile din 2009. Funcționalitățile de loturi, FEFO, controlul datelor și rapoartele de trasabilitate nu au fost adăugate "la cerere" - sunt parte din nucleu. Implementarea în industria alimentară durează de obicei 4-6 luni (față de 2-3 pentru distribuitorul mediu) și costă mai mult, pentru că testele de siguranță, verificarea conformității cu BRC și consultațiile cu un tehnolog alimentar sunt obligatorii.

Dar alternativa - un WMS "general" mai ieftin - înseamnă că peste un an sau doi firma se află în fața alegerii: să dezvolte funcțiile lipsă (uneori mai costisitor decât întreaga implementare nouă) sau să migreze din nou. Industria alimentară nu este loc pentru jumătăți de măsură. Auditorul BRC nu iartă asta.