System magazynowy Weaver WMS służy do ilościowego zarządzania gospodarką magazynową. A co w sytuacji, gdy w firmie posiadamy już program sprzedażowy i chcemy równolegle mieć możliwość wystawiania dokumentów handlowych? Wystarczy wdrożyć nasze autorskie rozwiązanie – Weaver WMS – które posiada możliwość pełnej integracji z programami sprzedażowo-księgowymi.
Jakie dokumenty wymienia system WMS z systemami zewnętrznymi typu ERP oraz FK?
Systemy WMS rzadko wdrażane są jako autonomiczne rozwiązania, oderwane od reszty firmy. Przeważnie WMS zintegrowany jest z przynajmniej jednym rozwiązaniem zewnętrznym i jest to system typu ERP lub FK (fakturowo-księgowy). Poniżej omówione zostaną różne scenariusze integracji dokumentów pomiędzy systemami. Przedstawione poniżej scenariusze są scenariuszami podstawowymi, podczas wdrożenia często proces integracji dostosowywany jest do wymagań przedsiębiorstwa.
Czy wiesz, że...
- Czy wiesz, że pierwsze systemy ERP pojawiły się w latach 60. XX wieku? Początkowo były one używane głównie do planowania zasobów produkcyjnych, a ich rozwój następował w miarę zwiększającej się skomplikowania procesów biznesowych.
- Skąd pochodzi nazwa "Enterprise Resource Planning"? Otóż, termin ten został wprowadzony w latach 90. XX wieku. Oryginalnie nazywano to MRP, czyli Material Requirements Planning, ale z czasem dodano do niego aspekty związane z planowaniem zasobów przedsiębiorstwa.
- Współczesne systemy ERP składają się z różnych modułów funkcjonalnych, obejmujących obszary takie jak finanse, kadry, produkcja, sprzedaż, a także zarządzanie relacjami z klientami (CRM). Ciekawe jest to, że te moduły są zazwyczaj zintegrowane, co umożliwia efektywne zarządzanie wszystkimi aspektami działalności firmy.
- W dobie transformacji cyfrowej, systemy ERP odgrywają kluczową rolę. Pozwalają firmom na unowocześnienie swoich procesów biznesowych, usprawnienie zarządzania danymi oraz szybką adaptację do zmieniających się warunków rynkowych.
- Coraz więcej firm przechodzi na rozwiązania chmurowe w zakresie ERP. Czy wiesz, że korzystanie z systemu ERP w chmurze może przynieść korzyści, takie jak łatwy dostęp do danych z dowolnego miejsca, skalowalność i niższe koszty infrastruktury IT?
- Systemy ERP są również znane z roli, jaką odgrywają w wspieraniu procesów podejmowania decyzji. Dzięki zbieraniu i analizie danych z różnych obszarów firmy, dostarczają przywódcom przedsiębiorstwa wartościowe informacje potrzebne do podejmowania skutecznych decyzji strategicznych.
Inwentaryzacja (spis z natury). Od tego należy zacząć.
Firmy nieposiadające WMS przeważnie wiedzą ile czego mają (choć nie zawsze), a nie wiedzą gdzie to mają i jaką to, co mają ma datę przydatności, numer partii, opakowanie etc. Wdrożenie należy rozpocząć od spisu z natury w systemie WMS na wszystkich magazynach, których gospodarka magazynowa będzie wspomagana przez WMS. Należy z dokładnością do miejsca policzyć cały towar znajdujący się w magazynie.
Powstałe w WMS dokumenty inwentaryzacji wysyłane są po jej zakończeniu do systemu nadrzędnego ERP / FK. Dzięki temu po uruchomieniu produkcyjnym systemów stany magazynowe w systemach są spójne.
Przyjęcia zewnętrzne. Kilka dróg.
Oprócz wydań, przyjęcie to najważniejszy dokument w systemach magazynowych. Wątpliwości nie podlega fakt, że przyjęcie towaru musi odbyć się w magazynie, systemem najbliżej magazynu jest system WMS. Dostawa natomiast może być awizowana (zaplanowana) lub adhoc (realizowana jak przyjedzie towar, bez wcześniejszej awizacji).
- Dostawa bez awizacji - Jeśli przedsiębiorstwo realizuje dostawy nieawizowane to należy je zrealizować w systemie WMS. W dużym skrócie wygląda to tak, że towar, który przyjechał do firmy sprawdzany jest pod kątem jakościowym (zakładamy, że sprawdzenie przebiegło pomyślnie, o różnych scenariuszach radzenia sobie z brakami powstanie osobny wpis), skanujemy na terminalu mobilnym towar, oklejamy go etykietami jednostek logistycznych (jeśli nie był oklejony) lub kodami towarów (jeśli nie były oklejone) i przyjmujemy na miejsce dostaw (buforowe) w celu późniejszego przesunięcia na właściwe miejsce składowania. Po zatwierdzeniu dokumentu Przyjęcia Zewnętrznego w systemie WMS eksportowany jest on do systemu ERP / FK jako dokument PZ, gdzie należy go połączyć z Fakturą Zakupu i nadać towarom w systemie ERP / FK wartość.
- Dostawa awizowana (zaplanowana) - Częstszym scenariuszem jest awizacja dostaw,
bo przecież towar trzeba gdzieś zamówić, żeby
przyjechał. Dobrym pomysłem jest trzymanie zamówień do dostawców w systemie, zamiast
tylko w postaci korespondencji mailowej.
Awizację można dodać w systemie WMS, jako Zamówienie do dostawcy, wygenerować PDF i wysłać do dostawcy. Wówczas gdy towar przyjeżdża można utworzyć dokument PZ z dokumentu ZD (Zamówienia do dostawcy) i sprawdzić pod kątem ilościowym oraz jakościowym. System oznaczy ewentualne rozbieżności na dokumencie, należy je wyjaśnić z dostawcą. Optymalnym scenariuszem jest trzymanie Zamówień do dostawców w systemie ERP / FK, wartościowanie ich już na tym etapie. Integrator pobierze ZD do systemu WMS (awizo dostawy). Po przyjęciu towaru w WMS, analogicznie do poprzednich scenariuszy - integrator wyśle dokument PZ do systemu nadrzędnego ERP / FK. Tym razem jednak integrator dodatkowo połączy PZ z zamówieniem w ERP / FK, dzięki czemu PZ będzie miała wpisane wartości przyjmowanego towaru.
Wydanie zewnętrzne. To, co najważniejsze.
Jest to niewątpliwie najważniejszy i najczęściej występujący i integrowany w systemach magazynowych dokument. Rzadko dodaje się go ręcznie do WMS, aczkolwiek taka możliwość oczywiście jest. Przeważnie awizacja Wydania zewnętrznego w postaci ZK (Zamówienia od klienta) pobierana jest z właśnie z omawianego systemu ERP / FK lub może być zaciągana z innego źródła (sklep internetowy, allegro, folder systemu Baselinker etc.).
Bardzo ważnym elementem podczas pobierania ZK do WMS jest prawidłowe pobranie i zmapowanie danych wysyłkowych takich jak dane teleadresowe odbiorcy, firma kurierska obsługująca dostawę oraz ewentualna informacja o płatności pobraniowej. Dane te są często różnie zapisywane przez przedsiębiorstwa w ERP np. jako forma płatności.
Jak już ZK znajdzie się w systemie to należy je zrealizować jako dokument Wydania Zewnętrznego. Nie będę się rozpisywał na temat scenariuszy realizacji WZ w WMS, o tym powstanie z pewnością osobny wpis. Zrealizowany w WMS dokument WZ musi trafić do systemu ERP / FK. Jeśli ZK istniało w ERP / FK to integrator łączy WZ z tym ZK. Przeważnie na tym rola integratora się kończy, chyba że… istnieje potrzeba umieszczenia dokumentu sprzedaży (faktury, paragonu) w paczce. Wówczas w proces realizacji WZ w WMS wplatany jest dodatkowy element (po skompletowaniu towaru, a przed jego spakowaniem) w postaci wystawienia dokumentu sprzedażowego do WZ w systemie nadrzędnym ERP / FK i pobrania go do systemu WMS jako załącznik do WZ. Wtedy podczas pakowania taki dokument zostanie wydrukowany wraz z etykietą kurierską.
Przychody i Rozchody wewnętrzne.
Przychody i Rozchody Wewnętrzne to dokumenty, które powstają w systemie WMS w skutek operacji magazynowych. Są to sytuacje w których w dużym skrócie coś tworzymy lub likwidujemy (zaginięcia, uszkodzenia, cudowne odnalezienia, przyjęcie wyroby gotowego z produkcji, wydanie surowca na produkcję, likwidacja opakowań etc.). Taki dokument Przychodu lub Rozchodu wewnętrznego po powstaniu w WMS musi trafić do systemu nadrzędnego ERP / FK na odpowiedni magazyn w celu zachowania spójności stanów magazynowych.
Przesunięcia międzymagazymowe.
Jeśli w systemie WMS obsługujemy nie tylko magazyn wyrobów gotowych, ale też magazyn surowców bądź też magazyn produkcji to należy integrować do systemu ERP / FK dokumenty MM (Przesunięcie międzymagazymowe). Taki dokument podobnie, jak PW oraz RW, powstaje w WMS i wysyłany jest do ERP / FK przesuwając towar na odpowiedni magazyn. W WMS występują także dokumenty przesunięcie Wewnątrzmagazynowego, te jednak nie są integrowane, gdyż ERP nic nie wie o lokalizacjach towaru wewnątrz magazynu.
Materiały. Dostawcy. Odbiorcy.
Integrator podczas synchronizacji dokumentów wymienia także informację o materiałach, dostawcach oraz odbiorcach. Przeważnie te byty pobierane są z systemu ERP / FK do WMS, gdyż jest to system nadrzędny i potrzebuje więcej informacji np. podatkowych. Automatyczne tworzenie karty towarowej, dostawcy czy odbiorcy w ERP przez integrator nie jest szczególnie zalecane, chyba że wie się, co się robi…
Inne byty systemowe.
Integrować można oczywiście dużo więcej niż tylko dokumenty. Przykładowo można pobierać stany magazynowe z systemu ERP do WMS i porównywać je poprzez dostępny w WMS raport z rozbieżności magazynowych. Dostępne są również scenariusze integracji Zleceń Produkcyjnych, Zamówień Produkcyjnych i wielu innych. Szczegóły ustalane są podczas wdrożenia.
Od strony technicznej…
Za integrację odpowiedzialny jest serwis działający w określonym cyklu. Usługa łączy się z bazą danych lub API systemu nadrzędnego W każdym cyklu wymieniane są zdefiniowane podczas konfiguracji informacje. Dane wymieniane są w sposób automatyczny. Po zakończeniu cyklu następuje krótka przerwa i samoczynnie rozpoczyna się kolejna pętla. Dzięki temu informacje są wymieniane pomiędzy obydwoma systemami w czasie rzeczywistym.
Podczas integracji, w dedykowanym panelu, istnieje możliwość weryfikacji co dokładnie dzieje się w danym cyklu. Klient ma dostępną pełną historię działania każdego cyklu wraz ze szczegółowymi logami.
