Czym jest system WMS?

W branży logistycznej oraz handlowej często spotyka się skrót WMS. Niniejszy wpis poświęcamy właśnie zagadnieniu - System WMS - co to jest. System WMS (Warehouse Management System) to oprogramowanie, które w ostatnich latach stało się niezbędne dla wielu firm magazynowych. WMS pozwala na lepszą organizację pracy magazynowej, zwiększając wydajność, poprawiając jakość usług i uwalniając zasoby ludzkie od czynności rutynowych. System WMS oferuje wiele korzyści dla firm, takich jak oszczędność czasu, niższe koszty administracyjne, wyższa jakość usług, lepsza dostępność produktów i usprawnienie procesów logistycznych.

Są one dostępne w formie oprogramowania lub usług WMS w chmurze. System WMS może być stosowany w różnych środowiskach, od małych sklepów internetowych do dużych zakładów produkcyjnych. W niniejszym artykule postaramy się przybliżyć wam co to jest system WMS i jakie korzyści może przynieść firmom magazynowym, przyjrzymy się bliżej systemom WMS i rozważymy, w jaki sposób mogą one pomóc firmom w osiągnięciu sukcesu.

System WMS (ang. Warehouse Management System) - to oprogramowanie magazynowe do zarządzania dokumentacją magazynową oraz przepływem towarów w magazynie. Pozwala na znaczną optymalizację, koordynację oraz kontrolę procesów i operacji zachodzących w przedsiębiorstwie. Najczęściej wykorzystywany jest w przedsiębiorstwach logistycznych, ponieważ to tam mamy do czynienia bardzo często z wielkopowierzchniowymi, jak i mniejszymi magazynami, w których znajdują się produkty i materiały różnego przeznaczenia. Z racji profitów, z każdym rokiem popularność takich innowacyjnych rozwiązań zwiększa się coraz bardziej. System WMS dedykowany jest dla firm o dowolnym profilu działalności, w których występuje potrzeba sprawnej obsługi magazynów dowolnego rodzaju (od magazynów wielko-powierzchniowych i wysokiego składowania po magazyny podręczne i strefy magazynowe). Zastosowanie nowoczesnego systemu wspomagania działań logistyczno-magazynowych z wykorzystaniem kodów kreskowych lub RFID pozwala na zwiększenie efektywności działania magazynu materiałów i towarów oraz produktów i wyrobów gotowych. Ideą przyświecającą systemowi WMS jest śledzenie procesów logistycznych zachodzących w magazynie i eliminacja błędów powstających podczas realizacji tychże procesów.

System magazynowy WMS posiada szereg zaawansowanych funkcji, które określają jego możliwości i poziom innowacji wprowadzanych do magazynu w momencie wdrożenia. Każdy z nich powinien posiadać 4 główne funkcje pozwalające na zrozumienie genezy oraz wprowadzenie do pełnej funkcjonalności systemu:

1. Zarządzanie przyjęciami - funkcja zgodna z procesami przyjmowania towaru na magazyn z różnych źródeł.

2. Zarządzanie wydaniami - funkcja służąca do opracowania zamówień wysyłanych do klientów.

3. Zarządzanie lokalizacją - procesy te służą do umieszczania produktów na odpowiednich miejscach magazynowych sugerowanych automatycznie przez system.

4. Kontrola stanów magazynowych - możliwość natychmiastowego wglądu w aktualne stany określonych produktów.

Główne i najpopularniejsze funkcje systemu WMS:

• Dodawanie i edycja zamówień do dostawców,
• Dodawanie i edycja przyjęć zewnętrznych,
• Zamówienia od odbiorców,
• Wydania zewnętrzne,
• Zamówienia produkcyjne,
• Zlecenia produkcyjne,
• Dokumenty audytu,
• Raporty i analizy magazynowe,
• Tracebility.

Przedsiębiorstwo, które decyduje się na wdrożenie systemu WMS wprowadza w swoich magazynach standardy, które pozwalają m.in. na:

• Pełną rejestrację i kontrolę procesów logistycznych. Każdy proces logistycznych realizowany w magazynie ma swoje odzwierciedlenie w systemie WMS w postaci tzw. zdarzeń lub dokumentów. Pozwala to na dowolne modelowanie i śledzenie tychże procesów, przyczyniając się do minimalizacji pomyłek (magazynierzy i inni pracownicy magazynów realizują operacje zgodnie ze wskazaniami osoby nadzorującej prace), eliminacji „wąskich gardeł” w magazynie, lepszą obsługę klientów (kompletacja wysyłek do klientów i załadunek jest nadzorowany przez system, który dba o wydawanie prawidłowych towarów)
• Wspomaganie rozmieszczenia materiałów, towarów, produktów i wyrobów gotowych w odpowiednich obszarach magazynowych. System WMS logistyka dostarcza narzędzi analitycznych i optymalizacyjnych, które pozwalają lepiej wykorzystać przestrzeń magazynową dzięki analizie wielu czynników (np. współczynniki rotacji materiałów czy własności towarów).
• Optymalizacja kosztów magazynowania i realizacji procesów magazynowych oraz eliminacja pomyłek podczas ich realizacji. System WMS dzięki mechanizmom optymalizacji pracy magazynu (m.in. praktycznemu zastosowaniu strategii FIFO, FEFO i LIFO) i magazynierów (eliminacja pomyłek podczas kompletacji wysyłek) pozwala na zmniejszenie czasu (i tym samym kosztów) realizacji podstawowych zadań w magazynie.
• Odzwierciedlenie zasobów w czasie rzeczywistym. WMS daje dostęp do zawsze aktualnej informacji o stanach magazynowych, których granulację można dostosować do własnych potrzeb – system pozwala przeglądać stany magazynowe z podziałem na towary, magazyny, miejsca magazynowe, numery partii/serii itp. WMS daje również dostęp do archiwalnych stanów magazynowych (tj. stanów magazynowych na zakończenie każdego dnia), które pozwalają śledzić przepływ towarów w magazynie.
• Uporządkowanie zasobów magazynowych. Dzięki oznakowaniu miejsc magazynowych oraz jednostek logistycznych (palet, kartonów, worków itp.) etykietami z kodem kreskowym możliwe jest dowolne sterowanie rozlokowaniem towarów w magazynie. WMS daje dostęp do aktualizowanej w czasie rzeczywistym informacji o stanach magazynowych.

• Eliminacja obiegu papierowych dokumentów. WMS wprowadza do procesu biznesowego realizowanego w przedsiębiorstwie ideę elektronicznych dokumentu (dyspozycji), który pozwala wyeliminować w magazynie obieg dokumentów drukowanych z innych systemów (np. MRP, ERPII, „tradycyjnych” systemów magazynowych, systemów fiansnowo-księgowych). Pozwala to obniżyć koszty obsługi magazynu oraz wyeliminować błędy. WMS może również funkcjonować w symbiozie z nadrzędnymi systemami klasy MRP, ERP lub systemami finansowo-księgowymi. Integracja z systemami nadrzędnymi może obejmować m.in. synchronizowanie dokumentów (zamówień u dostawców, zleceń sprzedaży) oraz stanów magazynowych (tj. przechowywanie stanów z podziałem na partie materiału w WMS i z dokładnością do magazynu w systemie nadrzędnym).
• Kontrola wydajności i czasu pracy magazynierów. Pracownicy magazynu rejestrują dokonywane operacje (przyjęcia, wydania, korekty, przesunięcia) oraz niestandardowe wydarzenia (np. awarie maszyn) z użyciem przenośnych skanerów kodów kreskowych oraz indywidualnych nazw użytkowników. Dzięki rejestracji każdej operacji dokonywanej przez magazyniera w systemie WMS możliwe jest rozliczanie zarówno czasu, jak i jakości pracy magazynierów.
• Automatyzacja procesów magazynowych (np. inwentaryzacji) oraz zadań cyklicznych. WMS dzięki dostępowi do aktualnych stanów magazynowych automatyzuje przeprowadzanie okresowej inwentaryzacji w magazynie. Rola brygad inwentaryzacyjnych sprowadza się do skanowania etykiet z kodami kreskowymi jednostek logistycznych. WMS automatyzuje proces uzgadniania stanów i księgowania inwentaryzacji. Pozwala to na znaczne zmniejszenie czasu potrzebnego na realizację inwentaryzacji i tym samym skrócenie czasu przestoju spowodowanego blokadą stanów magazynowych.
• Dostosowanie przedsiębiorstwa do globalnych standardów i wymagań klientów. WMS pozwala m.in. na wydruk etykiet logistycznych (wysyłkowych) zgodnie ze standardem GS1 lub indywidualnym standardem narzuconym przedsiębiorstwu przez odbiorcę.
• Pełna kontrola przepływu towarów. WMS daje przedsiębiorstwu unikalny moduł archiwalnych (historycznych) stanów magazynowych. Osoby nadzorujące pracę magazynu otrzymują możliwość śledzenia zmian w magazynie na wybranym odcinku czasu. Dostęp do takich informacji pozwala m.in. opracowywać i wprowadzać w życie strategie składowania towarów w magazynie (np. towary o wysokim współczynniku rotacji mogą być składowane bliżej bufora załadunkowego) oraz eliminację kradzieży (możliwe jest wyśledzenie zagubionych jednostek logistycznych).

Przypomnijmy, że System WMS - definicja - znajduje się w pierwszym akapicie niniejszego artykułu. W tym akapicie zajmiemy się zagadnieniem prezentacji systemu WMS.
Zrozumienie idei systemu Weaver WMS wymaga poznania podstawowych założeń leżących u podstaw systemu oraz jego zaplecza sprzętowo-programowego.

Podstawowym założeniem systemu Weaver WMS jest identyfikacja danych w oparciu o unikalny kod kreskowy. W dalszej części dokumentu przyjęto następujące założenia:

• Każde miejsce magazynowe, które ma być indywidualnie śledzone przez system otrzymuje na stałe etykietę z unikalnym kodem kreskowym. Decyzja, na jakim poziomie szczegółowości należy oznakować miejsca magazynowe (sektory, regały, półki, gniazda, miejsca paletowe…) jest podejmowana podczas analizy przedwdrożeniowej na podstawie fizycznej budowy magazynu i preferencji przedsiębiorstwa.
• Każda jednostka logistyczna jest oznaczana przez etykietę z unikalnym kodem kreskowym. Z punktu widzenia WMS nie jest istotne, czym fizycznie jest dana jednostka logistyczna – może nią być paleta, worek, karton lub produkt wielkogabarytowy przechowywany luzem. Etykieta z unikalnym kodem kreskowym pozwala powiązać z każdą jednostką logistyczną dwie podstawowe informacje tj. ilość w jednostce miary (np. metrach, kilogramach) oraz miejsce magazynowe, na którym znajduje się jednostka logistyczna. W zależności od specyfiki przedsiębiorstwa z jednostką logistyczną mogą być powiązane również dodatkowe parametry (np. numer partii, data ważności, ilość kartonów na palecie, numer dokumentu dostawy i data dostawy, numer referencyjny CVED itp.).
• Każdy pracownik otrzymuje unikalną nazwę użytkownika chronioną hasłem. Pracownicy używający terminali przenośnych posługują się nadaną nazwą użytkownika w celu dokonywania operacji magazynowych.
• Wszystkie operacje magazynowe rejestrowane są z użyciem kodów kreskowych miejsc magazynowych oraz jednostek logistycznych, przy czym możliwe jest wprowadzanie innych parametrów (indeksów materiałowych, ilości itp.) z klawiatury terminali.

Wizja systemu WMS opisuje główne założenia systemu WMS. Gotową wizję w formacie PDF można pobrać tutaj.
Prezentacja multimedialna systemu zawiera skrócony opis systemu WMS, w formie przystępnych graficznie slajdów. Prezentację możesz pobrać tutaj.